オフィスサイネージの活用事例とそのメリット

オフィスサイネージの活用例とそのメリット

オフィス内での情報共有手段といえば、対面での会話やメール、チャットなどさまざまな方法があります。しかし、実はこれら以外にも最近ではデジタルサイネージとよばれるツールが登場していることをご存知でしょうか。従来のコミュニケーションツールよりも手軽に利用でき、業務効率化にもつながるものとして注目されています。今回の記事では、デジタルサイネージのメリットや活用事例も含めて詳しく解説していきます。

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デジタルサイネージとはニュースや食堂で商品の一覧を表示したり、業務的な資料を見せたり、情報発信をして連絡を活性化させるサポートになります。今では気軽に簡単にデータを管理することもでき、イベントなどにも使われ、コンテンツのダウンロードも容易なのでお客様の仕事の手間を少なくすることができるものです。

他の記事では社内、営業シーン、社員同士の情報共有、工場、株式会社の会議室、天気予報などでの効果的なシステムの利用方法や、製品や機器の価格に関しても紹介しています。最近ではオプション機能も向上して行き、ファイル管理も安全・安心に更新することができるソフトが出てきました。

オフィスサイネージ|時代とともに変化している

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そもそも現代のオフィスは多様な働き方に合わせてさまざまな形に変化しており、従来のように単にデスクが密集した状態で働く場所といった概念は過去のものになりつつあります。たとえばシェアオフィスやコワーキングスペースのように不特定多数のワーカーが集まって働くオフィスもあれば、フリーアドレスのように同じ社内でありながらも所属の部署や役職ごとに席が決められてない自由席のオフィスも存在します。

このようなオフィスが台頭してきた背景には、多くの企業が働き方改革に積極的に取り組んできたことが挙げられます。社員にとって本当に使いやすいオフィスにするために、また、テレワークや時短勤務などにも対応しやすいようにオフィスの形はここ数年で劇的に変化してきているのです。

しかし、このようにオフィスの形が従来から変化すればするほど、必要な人に対して必要なときに情報伝達をする手段が限られてしまうもの。たとえば所属部署全体に情報を伝えたい場合、これまでは部署ごとにまとまった座席になっていたため対面でも伝えやすかったですが、オフィスの形が変わったことによってチャットツールやビデオ会議ツールなどが活躍するようになってきました。そして、これらに加えてもう一つのコミュニケーション手段として注目されているのが「デジタルサイネージ」とよばれるものです。

 

オフィスサイネージ|3つのメリット

新しいオフィスの形に対応するためのデジタルサイネージは、どのような点でメリットがあるのか具体的に紹介していきましょう。今回は3つのポイントにまとめてみました。

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大事な情報を繰り返し伝達できる

最大のメリットは同じオフィスで働く人に対して、重要な情報を繰り返し伝達できるということです。そもそもデジタルサイネージとは大型の液晶ディスプレイなどを利用し情報を表示させるためのツール。たとえばビル内の点検作業や清掃作業などがある場合、「◯時に閉館になります」といった情報を伝達するには最適な方法といえるでしょう。

デジタルサイネージに繰り返し同じ情報を掲示することによって、無意識のうちに全ての社員に対して情報を確実に伝達できます。

 

受付や待合室でも広告ができる

オフィスのエントランスや待合室など、顧客や取引先が訪れる場所においてもデジタルサイネージが活用されています。提供している商品やサービスのプロモーションはもちろん、フロア案内や部署ごとの内線番号など、本来は受付担当者が案内するような内容をデジタルサイネージに集約することで業務効率化に役立てている会社も少なくありません。

 

社内全体で情報を共有することで仕事の効率化

組織全体で取り組むべき目標や目的がある場合、多くの社員に対して意識付けをするためにデジタルサイネージが有効です。休憩スペースや執務スペース内など、多くの社員が集まり目に留まりやすい場所に設置することによって効率良く周知できます。

毎日、毎週のように個別にメールを送って呼んでもらう方法もありますが、あまりにも頻度が高いと内容に目を通さないまま未読で放置したり、ゴミ箱に破棄してしまうケースも考えられます。情報を共有する管理部門や担当者の負担を考えても、個別にメールを送るよりもデジタルサイネージを活用したほうが効率化できるはずです。

 

オフィスサイネージ|実際の活用事例

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オフィスのデジタルサイネージの活用事例としては、主に執務室内での用途とエントランスでの用途に分けられます。

まず執務室内の用途としては、営業成績の発表や自社から発表されたプレスリリースの内容、新入社員の紹介コンテンツ、各部署からの周知などが主な活用事例として挙げられます。本来であれば壁にポスターなどで掲示したり、朝礼や全社ミーティングなどで発表するような内容も、デジタルサイネージで繰り返し掲示することによって各社員が空き時間を利用して随時確認できるような工夫がされています。

特に全国各地に支社や営業所などが点在している場合は、全社員を一度に本社に集めることは物理的に難しいもの。コストもかかるため、1年の間でも数える程度しか実施できないケースも多いでしょう。伝えたいことを簡潔にまとめて共有するためには、メールやチャットよりもデジタルサイネージを活用したほうが効果的な事例もあるのです。

エントランスでは主に広告や社内案内の活用事例が挙げられます。特に内線番号や部署ごとのフロア案内などは、担当のスタッフを配置するだけでも人件費がかかってしまうもの。そこで、デジタルサイネージにこれらの情報を集約して掲示しておくことで初めて来社した取引先や顧客であってもスムーズに来館手続きが可能です。

 

オフィスサイネージの活用事例|まとめ

デジタルサイネージ

デジタルサイネージはオフィスで働く労働者にとっても、会社を訪れる顧客や取引先にとっても使い勝手の良いツールといえます。今回紹介したメリットや活用事例以外にも、まだまだ工夫次第でデジタルサイネージは便利に活用できるため、ぜひ導入に向けて検討してみてはいかがでしょうか。

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